Wprowadzony Jednolity Plik Kontrolny stanowi zbiór danych, który powstaje na bazie systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośrednie eksportowanie danych. Charakterystyczne jest istnienie specyficznej budowy, na którą składają się następujące struktury:
- księgi rachunkowe (JPK_KR)
- wyciąg bankowy (JPK_WB)
- magazyn (JPK_MAG)
- ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT)
- faktury (JPK_FA)
- podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR)
- ewidencja przychodów (JPK_EWP)
W kwestii JPK_MAG obowiązek przekazania danych następuje po zgłoszeniu takiej prośby ze strony organów kontroli skarbowej oraz organów podatkowych. Ponadto dotyczy wszystkich podmiotów, które zarządzają magazynami w oparciu o programy komputerowe, zaś z obowiązku zwolnione są podmioty prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne i inne podmioty, które prowadzą magazyn a nie są zobligowane do tego przepisami.
W przypadku JPK_FA przekazywanie danych następuje na wyraźne życzenie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej. Należy przy tym mieć na uwadze, iż JPK_FA stanowi najobszerniejszą pod kątem liczby danych merytorycznych spośród wszystkich struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego i zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów z dnia 28 lipca 2016 roku podmioty nie będą przekazywać w formacie JPK danych dotyczących faktur zakupu.
Oprogramowanie magazynowo-handlowe – koniec wystawiania FV ręcznie
Rozwiązaniem dla wielu firm są oprogramowania magazynowo-handlowe w pełni gotowe na JPK, które umożliwiają generowanie w prosty sposób pliku. Takie systemy umożliwiają pobranie gotowego pliku JPK i przeprowadzenie jego walidacji. Niektóre umożliwiają od razy zrealizowanie wysyłki do Ministerstwa Finansów, a także pobranie i wydrukowanie potwierdzenia dokonania tej czynności. Jest to niewątpliwie krok w kierunku zakończenia wystawienia faktur ręcznie oraz pewnej automatyzacji całego procesu. Struktura JPK_FA pozwoli na zbudowanie faktycznego Centralnego Rejestru Faktury, który ma stanowić teleinformatyczne repozytorium danych , do którego w rzeczywistym czasie będą trafiały wszystkie wystawiane faktury.