Pod powszechnie używanym – w odniesieniu do każdej struktury firmowej – pojęciem „kardy i płace” kryje się ogół czynności związanych z obsługą oraz rozliczaniem osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie na wszystkich stanowiskach. Podjęte działania w tym obszarze regulują obowiązki pracodawcy wobec pracowników, ale również jednostek administracyjnych i urzędów, jak m.in. ZUS, GUS, US. Z uwagi, iż są to czynności konieczne po stronie pracodawców, a jednocześnie nie stanowią dla wielu właściwej działalności przedsiębiorstwa, coraz liczniejsza grupa przedsiębiorców decyduje się na scedowanie tych czynności na podmiot zewnętrzny.
Jakie czynności podejmowane są w ramach realizacji zadań kadrowo-płacowych?
W rzeczywistości zakres outsourcingu zlecony firmie zewnętrznej w obszarze obsługi kadrowo-płacowej może być bardzo zróżnicowany. Dla niektórych podmiotów pomoc specjalistów z zewnątrz będzie jedynie wsparciem w wypełnianiu obowiązków, zaś dla innych przedsiębiorstw outsourcing może w pełni zastępować dział kadr i płac. W zależności od indywidualnych ustaleń między firmą zewnętrzną a Zleceniodawcą obsługa kadrowo-płacowa może obejmować, m.in.:
- Sporządzanie i przechowywanie akt osobowych pracowników;
- Przygotowywanie listy płac oraz regulowanie kwestii wypłaty wynagrodzeń z uwzględnieniem premii, potrąceń, ewentualnych nadgodzin;
- Prowadzenie ewidencji nieobecności pracowników w pracy;
- Kontakt z instytucjami takimi jak GUS, ZUS, US;
- Przygotowywanie dokumentów dla pracowników (m.in. umów o pracę, świadectw pracy);
- Sporządzanie i dostarczanie deklaracji do ZUS;
- Przygotowanie druków RMUA.
W obszarze zainteresowania kadr i płac leżą tak naprawdę wszelkie czynności związane ze sprawami pracowniczymi. Oznacza to między innymi nadzorowanie potrzeb w zakresie szkoleń i kursów, np. w zakresie okresowych kursów bhp, czy odnawiania uprawnień dla inżynierów, itp. Ponadto działania mogą obejmować monitorowanie ewentualnych terminów zbliżających się badań lekarskich dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.