Po pojęciem księgi przychodów i rozchodów (KPiR) kryje się rodzaj uproszczonej ewidencji zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwie. Do takich operacji zalicza się różnego rodzaju przychody, kupno towarów handlowych i podstawowych materiałów, jak też koszty uboczne, oraz wydatki, przy czym chodzi tu o wynagrodzenia i wszelkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ponadto od 2016 roku księga przychodów i rozchodów powinna obejmować także koszty prac badawczo-rozwojowych.
Jakie podmioty muszą prowadzić księgi przychodów i rozchodów?
Obowiązek prowadzenia ewidencji w postaci KPiR spoczywa na:
- spółkach jawnych,
- spółkach cywilnych,
- spółkach partnerskich,
- osobach fizycznych, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie zostały opodatkowane ryczałtem.
Każdy z wyżej wymienionych podmiotów, zobowiązany jest do prowadzenia uproszczonej księgowości w postaci KPiR, jeżeli jego przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów czy operacji finansowych za miniony rok obrotowy nie przekroczyły bądź osiągnęły równowartość 2 mln euro. Gdy ten limit zostanie przekroczony, przedsiębiorcy muszą prowadzić pełną księgowość.
Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
KPiR musi być prowadzona w sposób jasny, przejrzysty i rzetelny, a także niewadliwy (a więc zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami i wymaganiami w zakresie uzupełniania poszczególnych pól księgi). Wymagane jest prowadzenie tej formy uproszczonej księgowości na bieżąco. Struktura takiej ewidencji jest podzielona na kilkanaście kolumn, które należy uzupełniać zgodnie ze stanem faktycznym i odpowiednio do rodzaju działalności.
Jest możliwe wybranie formy elektronicznej KPiR, przy czym zasady jej prowadzenia nie odbiegają od tych, wymaganych przy tradycyjny formach, jedyną różnicę stanowi wykorzystanie systemu teleinformatycznego. Należy również zadbać, aby forma elektroniczna była uznana za prawidłową, co oznacza, że wszelkie gromadzone dane muszą być odpowiednio przechowywane i zabezpieczane, zaś program musi zapewnić możliwość wglądu do treści i jej wydrukowania.